Was sind die Betriebskosten?

(Aktualisiert: Februar 2023)

Kosten, die für Haus oder Grundstück anfallen und in regelmäßigen Abständen fällig sind, etwa monatlich oder jährlich, werden als Betriebskosten betitelt. Doch was genau fällt unter diesen Begriff? Wann ist eine Betriebskostenabrechnung wirksam? Antworten auf diese Fragen sowie weitere wichtige Infos für Mieter und Vermieter lesen Sie hier.

• Betriebskostenliste: Was gehört zu den Betriebskosten?
• Nebenkostenliste (anerkannte "sonstige Betriebskosten")
• Die Betriebskostenabrechnung: Geltende Fristen & Wirtschaftlichkeit
• Welche Belege darf der Mieter einsehen?
• Die Betriebskosten beim Vermieterwechsel
• Was bei Betriebskostenpauschalen zu beachten ist

Man sollte darauf achten, Betriebskosten von den Nebenkosten zu unterscheiden, obwohl sie im Sprachgebrauch meistens beide analog zueinander verwendet werden. Zu den Betriebskosten einer Wohnung gehören alle Kosten, die auf den Mieter umlegbar sind und die notwendigsten Kosten, welche die Wohnung “in Betrieb” halten. Im Folgenden haben wir für euch eine umfangreiche Betriebskostenliste zusammengestellt.

Betriebskostenliste: Was gehört zu den Betriebskosten?

1. Die Grundsteuer (laufende öffentliche Lasten des Grundstücks)
2. Wasserversorgungskosten
3. Entwässerungskosten
4. Heizkosten
5. Warmwasserkosten
6. Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlagen
7. Laufende Betriebskosten für den Aufzug (nicht jedoch einmalige Instandhaltungskosten)
8. Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr
9. Kosten für Hausreinigung
10. Gartenpflege (nicht aber die Neuanlage eines Gartens)
11. Kosten für Allgemeinbeleuchtung
12. Schornsteinreinigungskosten
13. Sach- und Haftpflichtversicherungen
14. Hauswartskosten
15. Modernisierungskosten für Gemeinschaftsantenne oder Breitbandkabelnetz (Modernisierungen sind zu dulden und gelten daher als umlagefähige Betriebskosten; so der Bundesgerichtshof: Az.: VIII ZR 253/04
16. Kosten für maschinelle Wascheinrichtung

Darüber hinaus kommt es nicht selten zur Diskussion über "sonstige Betriebskosten". Regelmäßig bedarf es hier einer Auslegung durch die zuständige Rechtsprechung. Zu beachten ist in jedem Fall: Hier liegt kein allgemeiner Auffangtatbestand vor, der Vermietern grundsätzlich erlaubt, weitere Betriebskosten auf Mieter umzulegen. In solchen Fällen ist eine konkrete Vereinbarung über die einzelnen Kostenarten im Mietvertrag notwendig. Werden die folgenden Kosten entsprechend vereinbart, sind diese in der Regel legitim:

Nebenkostenliste (anerkannte "sonstige Betriebskosten")

• Überprüfungskosten für die Abflussrohre
• Aufwendungskosten für Abwasserreinigungsanlagen
• Wartungen von Gasgeräten
• Wartungen von Blitzschutzanlagen
• Wartungskosten von installierter Haustechnik, insbesondere Alarmanlagen und Notstromaggregaten
• Wartung von Feuerlöschern und brandschutztechnischen Einrichtungen (nicht aber die Installation von Feuerlöschern)
• Aufwendungen für eine Videoüberwachung
• Stellung eines Pförtners 
• Allgemeinstromkosten
• Beleuchtungskosten für den Heizraum
• Reinigung der Lichtschächte und Müllbehälter
• Reinigung der Dachrinnen und Fassaden und Dachrinnenheizung

Kosten für Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung, Wach- und Schließgesellschaft, Erbbauzinsen, Reparaturversicherung oder Haus- und Mietrechtsschutz dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Auch Instandhaltungskosten, die z.B. durch Erneuerung von Gehwegplatten im Garten entstehen oder Reparaturkosten, z.B. beim Aufzug, dürfen nicht auf die Mieter abgewälzt werden.

Bei einer sogenannten Bruttomiete oder auch Bruttokaltmiete sind die Betriebskosten bereits im Mietbetrag enthalten. Meistens sieht die Vereinbarung aber so aus, dass die Grundmiete und die Betriebskosten gesondert aufgeführt werden. Wenn die Betriebskosten zusätzlich anfallen, muss das aus dem Mietvertrag eindeutig hervorgehen.

Steht davon nichts im Vertrag, muss auch nur die Miete gezahlt werden. Werden die Betriebskosten im Mietvertrag aufgelistet, dürfen später keine Kosten veranschlagt werden, die dort nicht aufgeführt sind.

Soweit im Mietvertrag nichts anderes vereinbart ist, werden die Betriebskosten nach Wohnfläche umgelegt. Es ist aber auch zulässig, im Mietvertrag einen anderen Verteilerschlüssel festzulegen (dann können beispielsweise manche oder auch alle Betriebskosten nach Personenzahl pro Haushalt verteilt werden).

Dieser Verteilerschlüssel ist für den Vermieter verbindlich. Will er ihn ändern, geht das nur mit der Zustimmung aller Mieter. Aber, wenn entsprechende Geräte vorhanden sind, die den tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Wohnungen messen können, ist der Vermieter verpflichtet, auch verbrauchsabhängig abzurechnen.

Fühlt sich ein Mieter aufgrund der Kostenverteilung benachteiligt, kann er sich in der Regel nicht dagegen wehren, sondern muss die Verteilung hinnehmen (BGH WuM 2006, 200; 684). Einwände dürfen nur in extremen Fällen von Ungerechtigkeit erhoben werden.

Die Betriebskostenabrechnung: Geltende Fristen & Wirtschaftlichkeit

In § 556 BGB wird nicht nur die Höchstgrenze für den Abrechnungszeitraum juristisch festgelegt, sondern auch die Frist, bis wann die Betriebskostenkostenabrechnung zugestellt werden muss.

Diese beträgt ebenfalls maximal 12 Monate und muss bis zum Ablauf des zwölften Monats dem Mieter schriftlich vorliegen. Der Versand kann dabei sowohl postalisch als auch per E-Mail oder Fax erfolgen.

Die Betriebskosten werden einmal jährlich abgerechnet. In der Regel veranschlagt der Vermieter aber eine monatliche Vorauszahlung, die nach Ablauf des Jahres mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet wird. Wichtig für die Höhe der Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Das bedeutet:

• Der Vermieter darf keine Betriebskosten für Leistungen verlangen, die überflüssig oder nicht sinnvoll sind.
• Der Umfang der Betriebskosten darf nicht unverhältnismäßig groß sein (wenn z.B. für fünf Müllcontainer gezahlt wird, obwohl nur zwei vonnöten sind).
• Die Kosten selbst dürfen nicht zu hoch sein (wenn z.B. eine andere Reinigungsfirma für die gleiche Leistung nur die Hälfte berechnet).

Grundsätzlich ist es die Pflicht des Vermieters, Preise zu vergleichen. Das heißt nicht, dass er immer die günstigste Leistung in Anspruch nehmen muss, sondern dass er den Mietern nicht mehr veranschlagen soll als nötig. Wenn die Abrechnung erheblich höhere Kosten aufweist als die des Vorjahres, muss der Vermieter dies erläutern. Stellt sich heraus, dass der Grund für die Kostensteigerung unwirtschaftliches Handeln des Vermieters ist, so muss er selbst für die Mehrkosten aufkommen.

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung muss eine Auflistung der Betriebskosten inklusive zugehöriger Beträge sowie den Verteilerschlüssel enthalten und diesen verständlich erläutern. Außerdem muss der Betrag abgezogen werden, den der Mieter durch die Vorauszahlungen bereits gezahlt hat. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, ist die Abrechnung unwirksam und muss neu erstellt werden. Auch inhaltliche Fehler bei der Abrechnung muss der Vermieter korrigieren.

Einwände bei einer fehlerhaften Abrechnung kann der Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Eingang der Abrechnung vorbringen. Nach dem Urteil des Bundesgerichtshofes (BGH), darf der Abrechnungszeitraum für die Betriebskostenabrechnung einmalig über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von 12 Monaten verlängert werden, jedoch nur in bestimmten Fällen, wenn die Vereinbarung einen Vorteil sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter impliziert.

Ist das Versenden der Rechnungen und Belege erforderlich, sollten Sie in keinem Fall die Originaldokumente verschicken. Fertigen Sie Kopien an und schicken Sie diesem dem Mieter zu. Die Originale dienen Ihnen als Nachweise, sollte es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen.

Welche Belege darf der Mieter einsehen?

Wollen Bewohner eine Nebenkostenabrechnung prüfen, dürfen sie Einsicht auf gewisse Dokumente verlangen. Zu den einzusehenden Belegen gehören Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge und Buchungsbelege. Auch relevante Daten anderer Mieter können dazugehören. Wichtig ist, dass die Belege im Original und in geordneter Form zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Doch ist der Vermieter generell verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung zu erklären? Das ist zwar nicht der Fall, der Mieter hat aber Anspruch darauf sich die entsprechenden Belege anzusehen.

Auf diesen Wunsch sollte der Vermieter innerhalb von zwei Wochen reagieren. Andernfalls ist von einer Verweigerung auszugehen und der Mieter darf Zahlungen zurückhalten. Auch muss er sich an die für ihn geltenden Fristen halten – er sollte sein Einsichtsrecht innerhalb von bis zu 30 Tagen nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung nutzen.

Die Betriebskosten beim Vermieterwechsel

Wenn der Vermieter wechselt, läuft das Mietverhältnis weiter. Die Frage, an wen die Mietzahlung geht, ist relativ leicht beantwortet – immerhin wird sie monatlich fällig und der Vermieter wechselt in den seltensten Fällen von einem Tag auf den anderen. Bei den Betriebskosten ist die Lage komplizierter: Wird die Jahresabrechnung aufgeteilt? Und was, wenn alter und neuer Vermieter nach unterschiedlichen Verteilerschlüsseln abrechnen?

Wer im Falle eines Vermieterwechsels ein Abrechnungswirrwarr befürchtet, kann beruhigt sein: Die Betriebskostenabrechnung wird nicht aufgeteilt, wenn der Wechsel innerhalb eines laufenden Abrechnungszeitraumes stattfindet. In diesem Fall ist der neue Vermieter für die Abrechnung des ganzen Jahres zuständig, auch wenn er zu dessen Beginn noch gar nicht der Vermieter war (BGH WuM 2004, 94). Dennoch ist er zur Rückzahlung verpflichtet, wenn die Vorauszahlung des Mieters höher war als die tatsächlich angefallenen Betriebskosten.

Die Dinge liegen anders, wenn das Mietverhältnis bereits beendet ist und der Mieter noch keine Abrechnung erhalten hat. In diesem Fall muss sich der frühere Vermieter um die Betriebskostenabrechnung kümmern (BGH WuM 2007, 267). Auch wenn für eine zum Zeitpunkt des Eigentümerwechsels bereits beendete Periode noch keine Abrechnung erstellt worden ist, ist das die Pflicht des alten Vermieters.

Im Falle einer Zwangsverwaltung ist der alte Vermieter nie für Abrechnungen zuständig. Unabhängig von Beendigung des Abrechnungszeitraumes oder des Mietverhältnisses ist die Betriebskostenabrechnung immer Sache des Zwangsverwalters.

Da der Mietvertrag bei Eigentümerwechsel immer bestehen bleibt, bleibt auch der Verteilerschlüssel der gleiche. Änderungen müssen wie üblich mit den Mietern vereinbart werden. Ansonsten sind diese ungültig.

Was bei Betriebskostenpauschalen zu beachten ist

Wenn die Vorauszahlung für die Betriebskosten nur ein paar Euro im Monat beträgt, ist das für den Mieter und dessen Geldbeutel zunächst ziemlich angenehm. Dafür flattert dann mit der jährlichen Abrechnung wahrscheinlich eine umso dickere Nachzahlung ins Haus. Bei einer Pauschale hingegen weiß man immer, was man zu zahlen hat und ist vor Abrechnungsüberraschungen sicher. Vorteil: Man muss sich nicht mit der Überprüfung der oft komplizierten Abrechnung herumärgern. Nachteil: Bei einer Pauschale kann es passieren, dass man zu viel bezahlt.

Rechtlich gesehen ist es kein Problem, eine Betriebskostenpauschale zu vereinbaren: Es muss nur im Mietvertrag stehen, dass die Zahlung als Pauschale erfolgt und wie hoch diese ist. Sollte der Vermieter die Pauschale in der Zukunft gegebenenfalls anheben wollen, muss auch dieses Recht im Vertrag festgehalten werden.

Obwohl es natürlich auch dann eine jährliche Betriebskostenabrechnung gibt, wenn eine Pauschale vereinbart wurde, hat diese zunächst keine Auswirkungen für den Mieter: Auch wenn die tatsächlich angefallenen Betriebskosten höher waren als der Betrag, den er über das Jahr gezahlt hat, wird keine Nachzahlung fällig. Umgekehrt bedeutet das aber auch, dass der Mieter keinen Anspruch auf Rückzahlung hat, wenn er mehr gezahlt hat, als tatsächlich an Betriebskosten angefallen ist.

Geht aus der Abrechnung hervor, dass die tatsächlichen Betriebskosten höher sind als die Zahlungen, die der Mieter im Abrechnungsjahr geleistet hat, kann der Vermieter auf dieser Grundlage die Betriebskostenpauschale erhöhen, sofern dieses Recht im Mietvertrag geregelt ist. Die Pauschale rückwirkend zu erhöhen, ist unzulässig. Grundsätzlich muss sie angemessen und an der letzten Abrechnung ausgerichtet sein.